Kako da uspešno organizujete događaje: Od korporativnih okupljanja do festivala

1. Počnite što je pre moguće

Počnite da planirate čim to bude bilo moguće. Ako je vaš događaj veliki (poput poseta ambasada, međunarodnih takmičenja, korporativnih seminara), realno je da počnete da planirate od četiri meseca do pola godine unapred.

Manji događaji moraju da se planiraju najmanje mesec dana unapred. Da biste bili sigurni da će na kraju sve biti kako treba, pokušajte da osigurate da su svi ugovori s učesnicima i dobavljačima završeni nekoliko nedelja pre događaja.

2. Budite fleksibilni

Dok događaj planirate, stvari će se mnogo puta promeniti. Bilo da je u pitanju vreme održavanja događaja, mesto na kome se odigrava ili čak vrsta događaja koji organizujete, morate biti prilagodljivi i spremni na brze promene.

3. Pregovarajte

Uprkos tome šta će vam reći mnogi prodavci ili dobavljači, o svemu možete da pregovarate. Ne zaboravite da uz svaki događaj idu i određeni nepredviđeni troškovi, pa pokušajte da pregovarate o najnižoj ceni za koju možete da dobijete uslugu ili proizvod.

Odredite svoj budžet pre susreta s dobavljačima i sporednim saradnicima i ponudite im da im platite 5-10% manje od onoga što imate u budžetu. Vaši potencijalni saradnici će verovatno pokušavati da povećaju cenu, ali ne zaboravite da su i oni tu zato što žele da sklope posao. Uvek je dobro da i sami budete upućeni u cene na tržištu i znate gde je granica do koje možete da idete.

4. Dodela odgovornosti

Podelite različite elemente događaja u sekcije (primera radi, registracija i akreditovanje učesnika, ugostiteljstvo, prevoz) i dodelite svakom članu vašeg tima poneki zadatak, u zavisnosti od stručne spreme i sposobnosti. Ako su sami odgovorni za svoju sekciju, onda će biti uključeniji i više će voditi računa o detaljima i o svakoj promeni koja može da nastane.

5. Stvorite zajednički dokument

Sa „cloud“ servisima stigle su i mnoge prednosti, te saradnja s vašim timom može da bude jednostavnija.

Kako bi svi bili upućeni u dešavanja i sve infomacije, napravite priručnik ili dokument koji sadrži pojedinosti koje imaju veze s događajem, uključujući i ugovore o dobavljaču, informacije o učesnicima, informacije za kontakt itd.

Kada postoji dobro napisan zajednički dokument, možete svakoga da uputite na njega, tako da nećete biti pretrpani suvišnim pitanjima, stalnim telefonskim pozivima, a bićete sigurniji, jer i vi i cela vaša ekipa možete uočiti ako nešto nije u redu.

6. Uvek napravite rezervni plan

Retko se dešava da neki događaj prođe bez ijedne promene ili problema: bilo da je u pitanju neki dokument koji ne može da se nađe ili da važan učesnik ili gost otkaže dolazak. Procenite koje su najvažnije stvari ili osobe za vaš događaj i osmislite rezervni plan za svaku od njih.

Ako se u budućnosti bude pojavio određeni broj pitanja ili problema, napravite redosled prioriteta i odlučite da li može da se pronađe alternativa, ili te stvari treba da se izbace iz događaja.

7. Prolazak kroz celokupan plan i redosled

Oko dve nedelje pre događaja prođite kroz celokupan proces događaja. Organizujte sastanak sa svojim timom i kroz razgovor proanalizirajte sve aspekte, od inicijalne postavke do toka celog događaja.

Često se komplikacije uoče i istaknu baš na tim sastancima, pa ćete imati vremena da ih ispravite. Nekoliko dana pre događaja organizujte još jedan prolazak kroz mesto događaja.

8. Fotografišite sve

Slike govore hiljadu reči i postavljanje dobrih fotografija onlajn je odličan način da pokažete uspeh vašeg događaja. Ako imate dovoljan budžet, obavezno angažujte profesionalnog fotografa, jer su oni više upućeni u vrste i stil fotografija koje su vam potrebne i imaće možda bolju ideju kako da predstavite pojedine detalje.

Tražite im da pokrivaju događaj iz raznih uglova kako biste imali sve baze: od pune scene ili prostorije do fotografija promotivnih materijala, oznaka brenda i mnogo fotografija ljudi koji uživaju.

Event management je oblast koja poslednjih godina sve više dobija na značaju. Ovo i ne čudi s obzirom na to da ogroman broj događaja, kao što su promotivni korporativni događaji, konferencije za štampu, festivali, izložbe, zahteva organizaciju mnogo ljudi i zadataka, komunikaciju s medijima i slične aktivnosti. Ako želite karijeru u jednoj od najdinamičnijih oblasti, koja će vam doneti brojna poznanstva, kreativne ideje, zabavu i visoke prihode, više o tome možete da saznate na ovoj obuci.