PLANIRATE KONFERENCIJU ILI SEMINAR? Izbegnite ove 4 greške pri organizaciji događaja

Organizacija događaja je izuzetno izazovan zadatak, čak i za najveće profesionalce. Kako biste mogli da osmislite i realizujete ceo događaj od početka do kraja, morate uzeti u obzir veliki broj faktora koji su uglavnom promenljivi. Mnoge često ne možete kontrolisati.

Pre svega, morate imati jasne ciljeve, potom je važno da definišete budžet kojim raspolažete i da imate dobre saradnike na koje možete da se oslonite. To je tek početak, jer pored toga morate organizovati i učesnike i posetioce i prostor i još mnogo toga.

Usled velikog broja izazova i nepredviđenih okolnosti, često se dešava da se neke sitnice previde, a kasnije mogu dovesti do većih problema. Zato smo pripremili listu najčešćih grešaka koje morate naučiti da izbegnete kako biste biti uspešni u svom poslu.

Loša komunikacija

Većina organizatora događaja će se saglasiti u vezi sa tim da je komunikacija najčešće rešenje problema, ali da isto tako, nedostatak komunikacije može predstavljati pretnju.

Imajte u vidu da je svaki dokument koji napišete i dogovor koji napravite deo komunikacije. Ukoliko se važni aspekti od početka ne postave na pravi način ili ne objasne jasno, može doći do problema. Dešava se i da vam saradnici ni ne postave dodatna pitanja i urade po svom nahođenju nešto, pa samim tim mogu otvoriti još neželjenih scenarija.

Zato je od ključne važnosti da jasno i konstantno komunicirate, razgovarate sa saradnicima i dokumentujete svaki korak.

Nedostatak rezervnog plana

Mnogo toga može da pođe po zlu. U prostoru može nestati struje, nekom od učesnika može pozliti, može se desiti poplava ili se neki od govornika jednostavno neće pojaviti. Znate li šta da radite u tom slučaju?

Ovo su nepredviđene okolnosti koje se dešavaju svima jednako, i najvećim profesionalcima i početnicima. Razlika između prvih i drugih je u tome što ovi iskusniji imaju uvek rezervni plan za ovakve situacije. Zato razgovarajte sa profesionalcima i iz njihovog iskustva saznajte šta sve može da se desi mimo plana i na šta morate biti spremni.

Loš transport

Kakav god da je događaj u pitanju, nešto ćete sigurno morati da prevezete ili dopremite do mesta dešavanja.

Nekada će se dešavati da će čak i učesnici zavisiti od vašeg prevoza, nekada će za transport tehničke opreme morati da se obezbedi kombi, a doprema hrane i posluženje takođe moraju doći do vas na neki način. Ukoliko transport nije pouzdan, očekujte problem.

Zato se unapred raspitajte za iskustva koja drugi imaju sa prevoznicima. Budite u stalnoj komunikaciji sa vozačima i jutro pred sam događaj obavezno potvrdite sa svima da je sve u redu. Ukoliko nešto nije u redu, aktivirajte rezervni plan koji ste pripremili.

Nedovoljan broj ili nepouzdani saradnici

Ni jedna od ove dve opcije nije dobra: ukoliko imate nepouzdane saradnike, to znači da ćete izgubiti vreme proveravajući njihov rad ili ispravljajući njihove greške, a sa druge strane ukoliko nemate dovoljno osoblja, opet ćete sve morati da držite u svojim rukama.

Razmislite dobro o tome koliko ljudi će prisustvovati događaju i koliko ljudi sa vaše strane mora da se pobrine da svi gosti budu smešteni i obezbeđeni.

Kada dođete do konkretnog broja, potrudite se da ne štedite na ljudstvu, jer ta ušteda na kraju može mnogo da vas košta.

Potrebno je ozbiljno iskustvo za organizaciju događaja bez stresa i nepredviđenih okolnosti. Čak i u tom slučaju dešavaće se greške, jer postoje ljudski faktori koje jednostavno ne možete kontrolisati nikako.

Zato se potrudite da budete opremljeni znanjima i da ovladate svim tehnikama koje će vam biti od značaja za jedan ovakav poduhvat. Pored ovih grešaka, morate se upoznati i sa različitim scenarijima za razvoj događaja o kojima možda i niste razmišljali. Zato posvetite vreme stručnom usavršavanju: upišite obuku za organizaciju događaja i budite spremni na sve.

Promo tekst