U kreativnoj industriji, kao i u svim ostalim zanimanjima, obično postoji i administrativni deo posla. On često može da naruši kreativnost konkretnog zadatka i inspiraciju koja vam je neophodna. Mejlovi snose veliki deo odgovornosti za to, budući da oduzimaju dragoceno vreme i zahtevaju visoku koncentraciju kako biste uspeli da se organizujete i pravovremeno odgovorite na sve njih.
Ovde smo pripremili savete koji će vam pomoći da zapravo olakšate sebi ovaj proces tako što ćete preusmeriti deo tereta koji nosite. Razgovarali smo sa ljudima koji su godinama radili u velikim kompanijama, a danas su nezavisni i samostalno zaposleni.
Oni su nam otkrili trikove koji će unaprediti ne samo kvalitet vašeg posla, već i privatnog života.
Nemojte da proveravate inboks čim ustanete iz kreveta
Ljudima je prešlo u naviku da uz prvu šolju kafe na poslu čitaju sve što im je stiglo od prethodnog dana, a što nisu stigli da provere. Ta navika je definitivno nešto što bi trebalo da iskorenimo, budući da se može izuzetno negativno odraziti na produktivnost.
Dan bi zapravo trebalo da počinjete završavanjem i precrtavanjem obaveza koje su vam prethodnog dana ostale nedovršene.
Tek kada ispunimo tu listu zadataka, možemo da pređemo na ostale mejlove koji nas čekaju.
Dodelite boje svojim mejlovima
Ljudi generalno lakše primećuju i pamte ključne reči i poruke ukoliko su na neki način vizuelno predstavljene.
Zato možete da pokušate da kategorišete poruke koje vam stižu i dodelite im boje. Uglavnom svi softveri za upravljanje mejlovima imaju omogućenu ovu opciju. U zavisnosti od toga koji klijent vam je poslao mejl ili koja se ključna reč pojavljuje u naslovu, svaka od poruka će dobiti svoju nijansu. Tada ćete uvek moći jednostavnije da pregledate šta vam je stiglo i šta je najbitnije da pročitate.
Prihvatite pravilo od dva minuta
Vrlo jednostavno: ukoliko vam je za određeni zadatak potrebno manje od dva minuta, onda to završite odmah.
To na primeru mejlova znači sledeće: ako vidite ko vam je poslao mejl i znate o čemu se radi, a nije vam potebno previše vremena da odmah odgovorite na postavljeno pitanje, uzmite nekoliko trenutaka za to da ovu obavezu skinete sa liste prioriteta.
S druge strane, ako procenite da je reč o komplikovanom zahtevu i da će vaš odgovor na mejl zahtevati nešto više vremena, onda ga ostavite nepročitanog i sačekajte neki bolji trenutak da odgovorite na njega. Uštedećete i vreme i živce.
Ništa se neće desiti ako ne pročitate mejl odmah
Sigurno vam se dešavalo da kada vam stigne nekoliko mejlova, pročitate njihove nazive i prvu rečenicu i odlučite da nisu previše važni.
Ukoliko radite na nekom važnom projektu, koji vam oduzima previše vremena ili koncentracije, sasvim je u redu da sačekate pre nego što počnete da čitate poruke koje vam stižu. Ono što se pokazalo kao dobra strategija jeste da, nakon otvaranja, mejlove označite kao nepročitane, jer ćete tako smanjiti šansu da zaboravite da na njih odgovorite.
Iako ima onih kojima je u prirodi da efikasno obavljaju sve zadatke tokom života, organizovanost je veština koja se može naučiti. Ako želite da uspešno upravljate i svojim, a i tuđim vremenom, upišite obuku za strategijski menadžment. Efikasnost je u pravljenju prioriteta. Dnevnih i životnih.
