Sastanku su prisustvovali domaćin ovogodišnjeg Sabora, prota Mladen Simić, predsednik Udruženja Topličana u Beogradu Dragan Vladisavljević, predsednik Zavičajnog udruženja topličana u Nišu Slobodan Panić, predsednik opštine Prokuplje Aleksandar Simonović, predsednik opštine Blace Zoran Jozić I predstavnik opštine Kuršumlija Jovica Đinović.
Cilj sastanka je bio u pravovremenom postavljanju osnova uspešnog organizovanja sabora. Na sastanku su izneti planovi za organizovanje Sabora (program sabora, osnovna načela finansiranja sabora, pregled pozivanja gostiju, učesnika i ostalih važnih elemenata). Na sastanku je usvojeno da se nastavi dosadašnja uspešna tradicija saborovanja (Liturgija u čast I pomen srpskim junacima, Literarni konkurs učenika topličkih škola, štampanje I promocija časopisa “Toplički Venac”, promocija knjiga topličkih pisaca, dodela saborskih povelja zaslužnim Topličanima, promocija rada kulturno umetničkih društava Toplice…
Predsednik Udruženja Topličana u Beogradu Dragan Vladisavljević je naveo da će on i Udruženje Topličana dati svoj maksimalni napor, kao i ranijih godina, u pogledu angažovanja uglednih topličana u Beogradu kako bi Sabor u Kondželju bio uspešno organizovan.U pogledu nagrađivanja najboljih literalnih radova, plan je izabrati po 5 đaka matičnih topličkih škola i poslati na ekskurziju kao nagradu za uloženi napor.
Predloženo i usaglašeno je da se kao I prethodnih godina angažuju predstavnici Odeljenja za društvenu delatnost Opštine Prokuplje u delu raspisivanja Literarnog konkursa učenika topličkih škola Kondželj 2017, kao I prikupljanja predmetnih radova i izvršenja odabira najboljih radova.
Na osnovu dosadašnje dugogodišnje uspešne saradnje koja je ostvarena sa načelnikom Odeljenja za društvene delatnosti opštine Prokuplje Miladinom Milosavljevićem u vezi organizacije i sprovođenja Literarnog konkursa, predlaže se da imenovani i ove godine organizuje I koordinira na ovim aktivnostima. Potrebno je da se konkurs raspiše u najkraćem roku za učenike V, VI I VII razreda. Konkurs će trajati 10 radnih dana. U pogledu štampanja časopisa ,,Toplički Venac”, dogovoreno je da se časopis štampa po uzoru na ranija izdanja, kao i da časopis mora predstavljati oličenje sabora objavljivanjem literalnih radova đaka matičnih topličkih škola i istaknutih književnika Toplice.
Predsednik Udruženja Topličana u Nišu, gospodin Slobodan Panić, između ostaloga je naveo da će članovi njegovog Udruženja u Nišu raditi na promociji Sabora, kako kroz Udruženje tako I preko sredstava informisanja.Postignut je dogovor da predsednici topličkih opština obezbede stalno prisustvo građanstva tokom celog dana sabora. Gospodin Jozić je obećao za potrebe Sabora pozajmicu bine opštine Blace.Predsednik opštine Prokuplje, gospodin Aleksandar Simonović se slaže sa naporima i iznetim stavovima svih učesnika sastanka. Slaže se sa tokom događaja, objavljivanje literalnih radova, održavanje ekskurzije namenjene đacima nagrađenih radova i u tu svrhu obećava, kao i gospodin Jozić, angazovanje opštinskih autobusa. Plan je da se ekskurzija održi u oktobru ili novembru 2017.god. Dogovor je i da se angažuju predstavnici Vojske Republike Srbije u kuvanju vojničkog pasulja.
Inače, za 27. maj zakazana je godišnja skupština Udruženja Topličana u Beogradu, sa više tačaka dnevnog reda.
