Organizacija događaja može biti stresan proces u kome su organizatori na najvećem udaru. Ukoliko i sami pripremate događaj, u nastavku pronađite 10 saveta brajtonske škole menadžmenta za uspešno planiranje.
1. Počnite na vreme
Na vreme znači početi što je moguće ranije. Ako organizujete važan događaj, potrebno je da sebi date minimum 4 meseca za organizaciju. Čak i manji događaji zahtevaju barem mesec dana planiranja.
2. Ostanite fleksibilni
Tokom planiranja događaja stvari će se neminovno menjati. Bilo da su u pitanju vreme, mesto zbivanja, pa čak i vrsta događaja koji organizujete, morate ostati fleksibilni i prilagoditi se svakom zahtevu za promenu.
3. Pregovarajte
Uprkos tome šta će vam reći, o svemu se može pregovarati. Zapamtite da svaki događaj nosi neplanirane troškove, pa pokušajte da u pregovorima isposlujete najnižu moguću cenu. Odredite svoj budžet pre nego što se sretnete sa potencijalnim partnerima i ponudite da platite 2–10 procenata te sume. Oni će se buniti, ali je u njihovom cilju da vas imaju kao klijenta.
4. Dodelite odgovornost
Razbijte razne segmente događaja u tematske sekcije i dodelite svakom članu tima po jednu oblast. To mogu biti registracija, obezbeđivanje hrane, prevoz i slično. Ako se svako bavi svojim delom posla, tada bi trebalo da ga obavi savesnije i tako smanji šanse za grešku.
5. Kreirajte deljeni dokument
Da biste sve vreme držali relevantne informacije dostupne za sve članove tima, najbolje je da kreirate jedan deljeni dokument koji ćete dopunjavati kako projekat bude postajao složeniji. Možete koristiti sofisticiranije softverske alate za saradnju, ali ako želite da smanjite troškove, GoogleDocs je pouzdan a besplatan sistem.
6. Napravite rezervni plan
Retko će se desiti da događaj prođe bez ijednog problema. Napravite unapred procenu važnosti elemenata vašeg događaja, pa pristupite pravljenju rezervne mogućnosti za svaku od tačaka. Ukoliko pojedini aspekti postanu neodrživi, budite hrabri i izbacite ih iz plana događaja.
7. Uradite probu
Dve nedelje pre otvaranja proverite kako će izgledati ceo događaj. Najpre organizujte sastanak sa timom i prvo u razgovoru prođite kroz sve tačke. Često ova vrsta sastanaka otkrije potencijalne komplikacije koje su svi prevideli u planiranju. Nekoliko dana pred sam događaj organizujte još jednu probu na samoj lokaciji.
8. Fotografišite sve detalje
Često se u sveopštoj gužvi oko događaja zaboravi kreiranje dokumentacije, a ona može biti ključna za dokazivanje uspeha događaja. Uvek angažujte profesionalca, kako biste sopstvene resurse uposlili na bolji način i sačuvali se od rasipanja energije. Napravite spisak materijala koji vam je potreban, poput pune prostorije, kao i samih učesnika i publike.
9. Iskoristite onlajn medije za promociju
Događaj je savršen način da se poveća prisutnost na internetu. Primera radi, možete kreirati tarabu (haštag) za vaš događaj na Tviteru i na taj način inspirisati pratioce da razmišljaju i pišu o njemu. S druge strane, na Fejsbuku možete kreirati događaj koji će pratioci tagovati u svojoj komunikaciji. Najzad, nakon događaja bi trebalo da objavite sve slike i date prilike učesnicima da se nađu i označe svoje prisustvo (taguju) na njima.
10. Nastavite nakon događaja
Česta greška koju mnogi organizatori prave kada se događaj završi jeste pravljenje pauze. Zapravo je važno da se ostane proaktivan i nakon što se zavesa spusti. Prvi korak je stupanje u kontakt sa prisutnima, bilo preko mejla ili putem društvenih medija.
Ako želite da budete profesionalni organizator događaja (ivent menadžer), sertifikovana obuka za organizaciju događaja je najbrži način da ovladate veštinama za ovo uzbudljivo zanimanje.
Tim Edukacija
