U Srbiji je nedavno počela sa radom aplikacija "Pisarnica" zahvaljujući kojoj zaposleni u državnim institucijama lakše razmenjuju elektronske dokumente i međusobno sarađuju, saopštilo je Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave.
Pisarnicu je kreirala Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, kako bi zaposleni u državnim, pokrajinskim i lokalnim organima mogli lakše da evidentiraju predmete, razmenjuju informacije i dokumente u elektronskom obliku prilikom vođenja postupaka.
Viši savetnik u Kabinetu predsednika Vlade Svetlana Jovanović naglašava da je Pisarnica kičma državne administracije i da je neophodna kako bi se svaki predmet, dokumentacija i sve ono što država radi, odnosno predmeti i postupci koje građani i privreda vode pred državom, vodili kroz jedan jedinstveni sistem.
- Taj sistem sada zovemo pisarnica odnosno sistem za upravljanje dokumentima. Ovo softversko rešenje kreirala je Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu kao posebna organizacija koja je nadležna da kreira posebna softverska rešenja namenjena unapređenju i razvoju elektronske uprave, a Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave, kao lider u postavljanju standarda dobre uprave i onoga što zapravo očekujemo od državnog sistema i aparata, a to je brže i jednostavnije sprovođenje postupaka, već uveliko radi u ovom sistemu - rekla je Jovanovićeva.
Sistem je uveden kako bi se državnom službeniku olakšalo da na brži i jednostavniji način dođe do podataka koji su mu potrebni, da vodi predmet u elektronskom obliku, da sva dokumentacija bude na jednom mestu, i da postoji centralna delovodna knjiga koja svakom predmetu dodeljuje jedinstveni broj.
- To znači da bez obzira na to da li sam u lokalnoj samoupravi podnela zahtev ili sam se obratila nekom ministarstvu, ja ću dobiti jedinstvenu devetocifrenu oznaku uz dodatak godine u kojoj sam predala taj zahtev, i zapravo niko drugi neće imati taj broj osim mene. Zbog toga to zovemo Centralnom delovodnom knjigom, odnosno zajedničkom knjigom svih organa uprave - rekla je ona.
Jovanovićeva kaže i da trenutno 50-tak državnih organa koristi aplikaciju, te da postoji i nekoliko lokalnih samouprava koje su već počele da rade u ovom sistemu i da se očekuje da do kraja godine svi organi državne uprave budu umreženi u državnoj pisarnici.
KAKO FUNKCIONIŠE PISARNICA
Pisarnica funkcioniše na taj način što omogućava da zaposleni jednostavno rade, brže, ekonomičnije, bez papira, te da se vrlo brzo kada pisar zavede predmet u pisarnici, on dobije u rad, odnosno vrši se brza razmena podataka kako unutar institucije tako i sa drugim državnim organima.
- Mi radimo bez papira. Izuzetno, samo određeni predmeti se dostavljaju u papiru. Na taj način štedimo vreme, štedimo kancelarijski materijal, i brže i ekonomičnije završavamo poslove koji su u našem delokrugu. Prema nekim našim pokazateljima nama su se znatno smanjili troškovi za kancelarijski materijal - objasnila je Višekruna i dodala da je to zato što se sve zavodi u jednom centralizovanom sistemu.
Takođe, postoje i druge prednosti rada u softverskom rešenju Pisarnica.
- Ranije nismo mogli lako da dobijemo izveštaj, odnosno statistiku o tome koliko imamo predmeta, koliko je obrađeno, već smo do tog podatka dolazili putem zahteva i prikupljanjem informacija. Sada imamo našu statistiku, radimo samostalno, i pratimo svoje predmete.
Navodi da je obrada predmeta u centralnoj pisarnici brža i jednostavnija jer zaposleni službenici vrlo lako pristupaju aplikaciji.
- Svakako se vidi istorija i kontrola predmeta, kao i učešće više organizacionih jedinica ili zaposlenih u okviru jedne organizacione jedinice u obradi predmeta - rekla je Višekruna.
- Bespapirna komunikacija je cilj, odnosno ušteda papira i tonera. Zapravo reč je i o uštedi vremena. Sada kada šaljete jedan dopis, kada se jedno ministarstvo obrati drugom ministarstvu iako se nalaze na nekoliko stotina metara dešava se da taj dopis putuje čak i nekoliko dana. Kroz ovakav centralni jedinstveni sistem zapravo jednim klikom šaljemo dopis u elektronskom obliku drugom organu. Dakle, zaista štedimo vreme i ubrzavamo procese.
Ističe da zahvaljujući Pisarnici očekuje bržu i efikasniju razmenu dokumenata, ne samo unutar jednog organa već zapravo između svih državnih organa i lokalnih samouprava u Srbiji.
- Naš cilj je da osposobimo državnu administraciju da u elektronskom obliku razmenjuje i kreira dokumenta, da donosi akta u elektronskom obliku. Sledeći korak je naravno da se ta razmena prenese i na građane i da zapravo oživimo u potpunosti elektronsku upravu.
Istovremeno, pozvala je sve državne službenike da se obuče i počnu da rade u državnoj pisarnici.
V.d. sekretara Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave Stanija Višekruna kaže da je uvođenje centralne pisarnice postepeno pripremano, i da je, pre svega bio potreban zakonodavni okvir kao osnovni preduslov za uvođenje novog informacionog sistema i novog načina rada.
Ovo je usvojeno da bi se uredila ova oblast
- Zakon o elektronskoj upravi koji je omogućio da budemo jedna od retkih zemalja koja je uredila ovu oblast
- Izmene i dopune Zakona o pečatu državnih i drugih organa, kojim je uveden elektronski pečat u rad javne uprave
- Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, kojom se uređuje poslovanje organa državne uprave preko softverskog rešenja Pisarnica
- Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
- Dodatno, uspostavljanje aplikacije Pisarnica bilo je planirano najnovijim strateškim okvirom u ovoj oblasti Programom razvoja elektronske uprave u RS za period od 2023. do 2025. godine
Kako je navela, Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave je među prvima i to pre sedam godina uvelo jedan "interni" sistem za upravljanje dokumentima.
- Ministarstvo je uvek nastojalo da modernizuje procese i hteli smo da budemo primer u unapređenju poslovnih procesa. Zato smo još 2016. godine uveli softver za upravljanje dokumentima i službenici već godinama rade u njemu.
Prema njenim rečima ministarstvu je upravo zbog toga bilo lako da se integriše sa državnom pisarnicom, odnosno, službenici MDULS-a su praktično nastavili da rade elektronski samo na višem nivou, u još boljem sistemu koji pruža još više funkcionalnosti.
Višekruna je istakla da je ministarstvo započelo sa radom u aplikaciji centralne državne pisarnice 14. marta ove godine. Kako kaže, do sada je na ovaj način elektronski obrađeno 5.000 od 8.500 evidentiranih predmeta.
Kurir.rs
NE PROPUSTITE
